Як керувати віддаленою командою? Ольга Лущик
Про організацію віддаленої роботи останнім часом лунало з усіх електроприладів, включно із електрочайником. У генерування контенту із цієї теми включилися експерти різної спеціалізації та напрямів діяльності:
- Люди з великим досвідом віддаленої роботи (зокрема фрілансери, блогери, багатодітні мами та мандрівники) викладали в мережу свої принципи ефективної організації роботи поза офісом;
- досвідчені HRD ділилися своїм досвідом переведення великих компаній у режим віддаленої роботи;
- тім-ліди віддалених команд передавали роками перевірені практики управління;
- бізнес-тренери адаптували інформацію своїх улюблених курсів до використання навиків в умовах віддаленої роботи (хтось розповідав про тайм менеджмент та особисту ефективність, хтось про емоційний інтелект у відділеній роботі, хтось про стресостійкість, хтось про переговори онлайн, хтось про продажі в нових умовах і про багато інших тем).
Окремо обговорювалися технічні аспекти організації відділеної роботи: програми та платформи для ділової комунікації.
Вважаю, що зараз найкращий час для того, щоб узагальнити інформацію із найрізноманітніших джерел та створити путівник для всіх хто працює онлайн. Прошу сприймати наведений перелік контрольних точок та фокусів уваги, як запрошення до дискусії та спільної творчості, буду рада вашим коментарям та доповненням. Ілюструвати кожен розділ я буду іронічними цитатами із твору Дуґласа Адамса «Путівник по Галактиці для космотуристів», сподіваюся, що вам також сподобається його специфічний гумор.
Саме так відбувається і з темою відділеної роботи та її ефективності. Для того щоб скоротити масштаб обговорення та структурувати дискусію, пропоную, для початку, сфокусувати увагу лише на питаннях, які є на інтелект-карті.
А що дійсно може допомогти командам в момент, коли звичний світ «закіничився» або у випадку, коли кількість змін настільки велика, що важко знайти точку опори? - Моя відповідь: повноцінна регулярна реалізація усіх функцій менеджменту.
Перше з чого починається ефективна віддалена робота — це перегляд та пріоретизація цілей та формування разом з командою планів на найближчий тиждень. Чим більша невизначеність — тим коротший крок планування. Не варто в момент турбулентності розробляти стратегію, але життєво необхідно тримати в фокусі бачення розвитку компанії. Такий підхід дає можливість бути гнучкими та відкритими для можливостей.
Особливість планування при відділеній роботі — це складність організації прозорого процесу планування та взаємодії працівників та підрозділів компанії. Задача керівника не лише чітко поставити завдання але і забезпечити інформування усіх підрозділів про спільні цілі, задачі інших підрозідів, взаємозв’язок результативності підрозділів, узгодити форми та періодичність комунікації між підрозділами.
Оптимальний варіант — онлайн зустрічі планування із чітким переліком запитань, що будуть розглядатися та використанням засобів візуалізації домовленосте (Miro, Mural та інші програми).
Діяльність компанії в кризу схожа на пересування по тонкому льоду: якщо від твердої землі далеко, рухаємося дуже повільно, маленькими кроками, наче розтікаючись по поверхні, уникаємо різких рухів, дизбалансу та падінь. Якщо тверда земля поряд - концентруємо усі зусилля у один точний ривок-стрибок, не втрачаючи часу та максимально концентруючи ресурси. Якщо на етапі планування ми зорієнтувалися де наша найближча точка стабільності, до якої ми ведемо компанію, то задача організації - забезпечити підрозділи ресурсами відповідно до обраного плану та оптимізація бізнес процесів.
Перше з чого починається реалізація функції організації при відділеній роботі — це перегляду елементів бізнес-процесів, виявлення блоків та вузьких місць. Починаємо із тих процесів, які будуть використовуватися командою при виконанні поставлених у плані задач.
Виділіть відповідальних, які будуть координувати вирішення усі організаційні запитання команди у період узгодження нових процесів. На 10 членів команди вам потрібен на старті змін 1 відовідальний, який буде допомагати своїм колегам координувати дії, отримувати необхідні ресурси, комунікувати із керівництвом щодо змін, які потрібно внести у процеси. Важливо, щоб кожен працівник знав до кого він може звернутися по допомогу і підтримку, а керівництво компанії отримувало систематизовану інформацію про життєздатність процесів. Коли робота унормується, кількість
координаторів змін можна буде скоротити.
Питання мотивації при відділеній роботі постало із особливою гостротою як у аспекті самомотивації, так і у пританнях мотивації членів команди. У момен переходу на відділену роботу компанії припускають ряд стандартних помилок, які впливають на мотивацію команди.
8 типових управлінських помилок, які знижують мотивацію працівників:
- 1. Компанія не повідомила про свої плани та цілі на період змін та на дальшу перспективу. Працівникам не було поставлено конкретних досяжних задач.
- 2. Компанія та безпосередній керівник не підтримував працівників у період змін. Не було достатньо інформування, навчання, відповідей на запитання від перших осіб компанії, які б дали працівникам вневненість у майбутньому та гордість за свою компанію.
- 3. Недовіра та мікроменеджмент. Спокуса мінкоменеджменту та надмірного контролю є дуже великою для керівників у період змін, водночас, працівники болісно реагують на зростання регулювання та бюрократизацію прийняття рішень і втрачають мотивацію.
- 4. Відсутність делегування та розвитку. Залучення членів команди до аналізу та прийняття рішень позитивно впливає на рівень мотивації.
- 5. Відсутність зворотнього звязку. У період змін для працівників особливо важливо вчасно отримувати позитивний розвиваючий чи корегуючий регулярний зворотній зв’язок. Особливіст зворотнього зв’язку у час змін - це спільний пошук керівника та підлеглого, спрямований на апробацію різних підходів та вибір найоптимальніших для подальшого системного використання.
- 6. Відсутність нагород. Зрозуміло, що у моменти радикальних змін компанії може бути важко виділяти материальні нагороди. Чим менший ваш бюджет на преміювання, тим важливіше визнавати досягнення членів команди та дякувати за їх працю.
- 7. Ігнорування перешкод та відсутність підтримки. Чим суб’єктивно важчою і неприємнішою для процівника буде робота, тим меншим буде бажання братися за неї.
- 8. Напружена та нервова атмосфера.
Особливість мотивації у віддаленій роботі - це можливість використання ігрових технологій та методів візуалізації просування задач та досягнень. Ви можете створити спільну дошку командних результатів на якій члени команди фіксуватимуть свої показники, відслідковуватимуть динаміку, порівнюватимуть свої результати з іншими, отримуватимуть призові бали. У відділеному стимулюванні важливо дотримуватися звичних правил справедливості винагород.
Перше, що зникне у керівника, коли він переходить на віддалене управління — ілюзія, що він усе тримає під контролем. Коли ми всі працювали у офісі, керівники було зостатньо пройти по кабінетам, привітатися з колегами і від уже відчував загальний настрій та ритм колективу. Випадкова зустріч в коридорі або вигляд робочого стола колеги могли нагадати проте, про необхідність вирішення якогось питання. У віддаленій роботі такі ментальні якорі та калібрування стану недоступні.
Ось ключові поради щодо організації віддаленого контролю:
- 1. Виберіть показники, які вам важливо контролювати по кожному із процесів та проектів.
- 2. Розподіліть показники на контроль результатів та контроль просесів.
- 3. Показники пов’язані з контролем результатів систематизуйте на календарі та додайте проміжні точки контролю просування до цілі. Інформуйте команду на щотижневих нарадах про те, які планові значення результуючих показників ви очікуєте в кінці тижня по підрозділу. Слідкуйте за тим, щоб кожен член вашої команди знав свої значення планових показників та вірив у реаліність їх досягнення.
- 4. Для показників пов’язаних із моніторингом процесу ви визначаєте плановий діапазон значення та ділите їх за періодичністю моніторингу (щоденні, тижневі, щомісячні). Делегуєте збір статистики по показникам членам своєї команди та зорієнтуєте їх щодо очікуваних значень показників та обов’язкових дій у випадку виходу значення за межі діапазону. Продумайте варіанти перевірки показників, збір яких ви делегували.
- 5. Організуйте для себе систему контролю, за допомогою CRM, таскера або таблиць, які міститимуть усі контрольні показники за кожен тиждень.
- 6. Ознайомлюйте скою команду із результатами контролю, надавайте якісний зворотній зв’язок та святкуйте досягнення.
- 7. Змінюйте показники та їх цільові значення, якщо контроль за ними втрачає актуальність. Своєчасно інформуйте свою команду про зміни у контрольованих показниках.
- 8. Реагуйте на пікові значення зміни продуктивності членів вашої команди. Позитивні піки теж можуть бути небезпечними, провокуючи вигорання. Пропонуйте працівнику підтримку, допомогайте відрегулювати робочий ритм та відновити життєвий баланс.
Віддалена робота додає важливості моніторингу психо-емоційного стану членів команди. Цю задачу компанії зараз вирішують двома методами:
- Програмний метод. Коротке опитування на внутрішньому ресурсі компанії щодо змін продуктивності та факторів вплиу на нього а також ємоційного стану.
- Комунікативний метод. Впровадження традиції початку кожної наради із озвучення свого емоційного стану та рівня налаштованості на роботу.
Дані методи є взаємодоповнюючими та допомагають своєчасно надавати необхідну підтримку членам своєї команди.