11 Липня, 2016
Чи часто ми замислюємося над тим, яку роль у нашому житті відіграє час? Чи усвідомлюємо, що це надзвичайно важливий інструмент, який можна використати як собі на шкоду, так і на благо? Багато хто згадує про нього лише тоді, коли дивиться в дзеркало або нічого не встигає.
Але час – жива, динамічно змінна матерія. З ним можна «подружитися» і вибудувати стосунки так, щоб удача й добробут супроводжували в усіх починаннях.
Тайм-менеджмент, або управління часом, – це система кроків, що допомагає налагодити оптимальну схему взаємодії з часом. А будь-яка «працююча» схема – запорука гармонії як зовнішньої, так і внутрішньої. Якщо вашим постійним супутником стало відчуття дискомфорту через те, що ви постійно щось не встигаєте доробити, крутитеся як білка в колесі, а кількість справ накопичується як снігова куля, – це привід замислитися, чи дбайливо ви ставитеся до свого часу. Варто зупинитися й подумати, чого насправді ви хочете. Це допоможе розставити пріоритети між поточними завданнями та спланувати майбутнє.
Для впровадження методів управління часом на підприємстві зазвичай застосовують комплексний системний підхід із використанням значних фінансових, часових та інших ресурсів. Проте для того, щоб почати зміни у своєму житті «тут і зараз», не обов’язково використовувати громіздкі та дорогі схеми. Існує кілька доволі простих прийомів, застосування яких дозволяє змінити негативне ставлення до процесу досягнення результату на позитивне. Завдяки їм ви зможете отримувати задоволення від того, що робите.
Як часто нам доводиться долати прокрастинацію (від англ. procrastination – відкладання, зволікання)? Чому не виникає бажання братися за нове починання чи виконувати певну роботу?
Основні причини:
- від нас вимагається прийняти рішення, але ми боїмося відповідальності;
- перед нами стоїть невелике, але неприємне завдання («жаба»);
- робота здається складною й громіздкою («слон»).
Подолати негативні емоції, пов’язані з цими перешкодами, допомагають такі прийоми тайм-менеджменту, як «поїдання слона», «ковтання жаб», метод «швейцарського сиру» тощо. Розглянемо основні з них детальніше.
Прийом 1. Навчіться говорити «ні»
Часто нам складно відмовитися вислухати чиюсь історію, прийняти незапланованого відвідувача, розібратися в чужій проблемі тощо. Такі ситуації – «поглиначі» часу, який можна використати конструктивніше. Як би важко не було взяти на себе відповідальність за відмову, навчившись цьому, ви отримаєте у своє розпорядження значний часовий резерв.
Прийом 2. Правило «коня і воза»
Можливо, ви досі витрачаєте час на те, що вже давно втратило сенс? Автоматично виконуєте роботу, яка не потрібна для досягнення результату? Періодично слід переглядати робочий графік і позбавлятися неактуальних звітів чи формальних документів.
Уявіть віз, який тягне один кінь. У цей віз постійно додають нові предмети. Чи варто чекати, поки він стане для коня непосильним тягарем? Багато хто вважає, що добре працювати – означає працювати багато. Люди навантажують себе новими завданнями, затримуються після роботи, працюють у вихідні. Наслідок – зниження ефективності та емоційне вигорання, коли діяльність втрачає сенс.
Потрібно встановити баланс між роботою та особистим життям. Це мотивуватиме до розвитку, навчання й самоудосконалення, що з великою ймовірністю приведе до кар’єрних вершин.
Прийом 3. «Поїдання слона»
Час від часу ми стикаємося з масштабними й складними завданнями – «слонами». Підійти до них нелегко, адже результат буде не скоро, а зусиль потрібно багато. «Слона» неможливо з’їсти за один раз. Його слід розділити на невеликі частини («біфштекси»), які можна виконати без перевантаження й негативних емоцій.
Наприклад, генеральне прибирання можна розбити на кілька етапів: сьогодні – помити вікна, завтра – перебрати шафу. Головне, щоб кожен крок полегшував рух уперед.
Часто ми самі «вирощуємо» слонів, відкладаючи справи на потім. Кожне зволікання збільшує масштаб проблеми. Коли ж ми нарешті беремося до роботи, з’ясовується, що вона не така вже й складна. Завершені справи, навпаки, додають енергії та позитиву.
Прийом 4. Метод «швейцарського сиру»
Якщо «поїдання слона» може бути послідовним, то метод «швейцарського сиру» передбачає виконання завдань у довільному порядку, але регулярно. Рекомендується починати з найпростіших частин, які швидко дають результат і заряджають енергією для подальшої роботи. Так, якщо один із аспектів майбутньої статті вам найбільш зрозумілий чи цікавий, варто почати саме з нього.
Прийом 5. Метод «ковтання жаб»
Цей спосіб застосовується, коли доводиться виконувати невеликі, але неприємні завдання – «жаби». Наприклад, складний дзвінок клієнту, непроста розмова з керівником чи підлеглим. Кожен день варто починати саме з такого завдання – «з’їдати жабу натщесерце». Після цього інша робота виконується значно легше, адже найнеприємніше вже позаду.
Найефективніше використовувати ці методи комплексно. Їх поєднання залежить від ваших цілей, завдань і специфіки діяльності. Головне, що дає їх застосування, – можливість ставитися до роботи як до гри. Це зменшує напруження, робить процес легшим і цікавішим. Адже основна мета тайм-менеджменту – зробити досягнення цілей приємним і захопливим заняттям.
